¿Quién no ha tenido la impresión de haber perdido el tiempo tras una reunión de trabajo? Es una sensación bastante recurrente a la que las empresas han tardado en poner remedio. No obstante, a día de hoy las reuniones eficaces son una posibilidad bastante más real que aquellas que duran horas para no llegar a ninguna conclusión. Y el mérito no solo es de los directivos de las empresas y organizadores de la propia reunión, que se han dado cuenta de que el tiempo de cada trabajador es carísimo y que eficacia es igual a mayor productividad, sino que también existen herramientas como AgreeDo que facilitan (y mucho) la tarea. Con nuestra herramienta podrás compartir la agenda y orden del día con todo el equipo, crear actas de forma rápida y sencilla y realizar el seguimiento minucioso de todo el proyecto, entre muchas otras utilidades.
Así pues, tenemos una gran noticia: ¡las reuniones eficaces existen! Veamos en este artículo cómo hacer reuniones eficaces en varios pasos.
Características de las reuniones de trabajo
Comenzamos por el punto más esencial, las características de las reuniones de trabajo. ¿Qué es una reunión de trabajo? ¿Cómo se convoca? ¿Cuáles son las partes de una reunión? Partiendo de la definición más esencial, que define una reunión como un conjunto de personas que se congregan para un fin, podemos añadir que una reunión de trabajo es un grupo de personas que se juntan para tratar un tema referente a la empresa a la que pertenecen o con la que colaboran.
Las reuniones de trabajo pueden convocarse por departamentos, por personas encargadas del mismo proyecto, por jefes de sección… e incluso incluyendo a todo el personal de una compañía. Cuantas más personas y más participación, mayor será la duración de la reunión y, por lo tanto, menos eficaces.
La forma más habitual de convocar una reunión de trabajo es por e-mail. En él se suelen incluir los datos esenciales como la fecha y el lugar así como la duración prevista y el formato, si es presencial u online. También se puede realizar la convocatoria mediante algún software o app que esté vinculado a todos los interesados (que también acostumbra a enviar una notificación por correo electrónico).
El tema de una reunión de trabajo es absolutamente diverso: desde la planificación trimestral hasta el seguimiento de un proyecto, la actualización de datos, formaciones y organización de eventos… Además, pueden realizarse reuniones solamente para informar o para debatir, presentar dudas o solucionar problemas. Las reuniones de trabajo pueden ser unidireccionales con turno de preguntas o en todas las direcciones con múltiples roles.
El objetivo de las reuniones de trabajo debe estar claro desde el principio y el convocante tiene que hacérselo saber a los participantes para que puedan prepararse correctamente. Por eso, es necesario también darles a conocer el orden del día y adjuntar el material para seguir la reunión si es necesario. Este punto será esencial para lograr reuniones eficaces, como veremos más adelante.
Partes de una reunión
Las partes de una reunión suelen ser tres.
- En primer lugar es necesaria una introducción o presentación del objetivo por el que se ha convocado dicha reunión. En el caso de que alguno o algunos de los participantes no se conozcan entre sí, resultará pertinente realizar las correspondientes presentaciones con cargos y responsabilidades incluidas.
- La segunda parte de una reunión es la fase central o el cuerpo, que es donde se desarrolla todo lo relacionado con el objetivo siguiendo, por supuesto, el orden del día marcado o la agenda.
- Finalmente, para terminar es imprescindible plantear un cierre o conclusión. De las partes de una reunión esta es quizás la más relevante y la que denotará si esta ha sido productiva o no. En este punto hay que resumir las ideas, aclarar posibles dudas, cerrar el acta de reunión y asignar nuevas tareas a los participantes para asegurar los resultados y el seguimiento.
Así deben ser las reuniones eficaces: hazte estas preguntas
Las características generales de las reuniones de trabajo están claras pero ¿y las características de las reuniones de trabajo eficaces? Para evitar organizar una reunión improductiva de la que todos los presentes salgan molestos, hazte antes estas preguntas y busca la respuesta correcta. Planificar una estrategia antes de la reunión es la mejor vía para conseguir reuniones eficaces y totalmente exitosas.
¿Esta reunión es realmente necesaria?
El punto más básico para conseguir reuniones eficaces es hacer solo las reuniones estrictamente necesarias. ¿Es imprescindible juntar a esas personas para tratar ese tema? ¿Se podría solucionar con uno o varios e-mails, con una llamada o con algún otro método? Si la respuesta a esta última pregunta es un no rotundo, está claro que hay que preparar esa reunión.
¿Cuál es el mejor formato?
Una de las mayores revoluciones que nos ha dejado la pandemia en el campo empresarial es el teletrabajo y, con él, las reuniones online. Por eso, hoy en día a veces no hay posibilidad de reuniones presenciales y las empresas tienen que optar por las reuniones online. Si la hubiese, lo adecuado sería plantear los pros y contras de cada formato de reunión en base al tema a tratar en la misma. También teniendo en cuenta el tiempo, los medios y tecnología disponible en el momento y la practicidad.
¿Las reuniones online son más eficaces?
A pesar de que aparentemente las reuniones online pudieran resultar más productivas, en la práctica no es así y se siguen cometiendo los mismos errores que en las reuniones presenciales. Es más, por su facilidad se acostumbra a tener muchas más a lo largo del día lo que, según un estudio de Microsoft ,puede causar estrés. Así pues, las reuniones por Google Meets, Microsoft Teams, Skype, Zoom o cualquier otra plataforma deben seguir los mismos preceptos si queremos conseguir reuniones eficaces online.
¿Quiénes tienen que asistir?
El organizador de la reunión debe asegurarse de convocar solamente a las personas estrictamente necesarias para ese asunto. No hay nada más desesperante en una reunión que preguntarse “¿qué hago yo aquí?”. Además, cuantas más personas, mayor caos y posibilidades de dispersión. En base a un artículo publicado por la escuela de negocios ESIC la cifra ideal está entre tres y ocho personas como máximo y todas ellas tienen que tener muy claro para qué asisten, cuál es el programa de la reunión y qué se espera de ellos. Una buena idea para una reunión provechosa es motivarles previamente y dotarles del máximo material (informes, análisis, guías, resultados, problemas…) para que puedan avanzar antes de la reunión y que esta sea más concreta.
Por otro lado, resulta esencial marcar los roles de los asistentes a la reunión, es decir, decidir quién la lidera, dirige la conversación, marca los tiempos de las intervenciones y quienes hablarán y en qué orden. Todos los presentes tienen que ser relevantes y deben participar.
¿Cuánto tiempo duran las reuniones eficaces?
El lugar para una reunión (o si es virtual) y la fecha concreta son datos que no pueden faltar en la convocatoria. La mejor hora para esa reunión dependerá del objetivo de la misma y en algunos casos esta puede ser a primera hora de la mañana y en otros a media tarde. Eso sí, un punto básico de las reuniones eficaces es la puntualidad.
Respecto a la duración de reuniones eficaces la respuesta es clarísima: el menor tiempo posible. Como ya hemos dicho, el tiempo es dinero por lo que una reunión no debe durar dos horas si en una hora se puede solucionar. De hecho, muchas compañías apuestan por las reuniones de pie, cortas y ágiles, unos encuentros que en quince minutos quedan resueltos.
Como solución a esas reuniones que se alargan innecesariamente se puede contar con un temporizador que muestra el tiempo restante de la reunión. Una forma muy efectiva de ir al grano y lograr la máxima productividad.
Conclusión: Puntos esenciales para reuniones de trabajo efectivas
Las reuniones de trabajo efectivas finalizan con los trabajadores sin dudas y una asignación de tareas clara señalando a los responsables. No se debe quedar atrás ningún punto y tiene que realizarse un seguimiento posterior con la fijación de un calendario de ejecución y de otras reuniones más adelante si es necesario. Además, es importante realizar un acta con todas las decisiones tomadas durante la misma y con las ideas que han ido surgiendo al margen de lo previsto. Este acta se debe compartir con todos los participantes y con los asistentes a las reuniones de seguimiento si fueran diferentes. En AgreeDo disponemos de todas esas opciones: desde crear minutas de reuniones hasta asignar tareas y compartir la decisiones.
Así pues, las reuniones eficaces son breves, ágiles, concretas y concisas. Son la mejor forma de mejorar la productividad de los empleados.
Entonces, ¿vas a implementar todas estas medidas en tus próximas reuniones? Si tienes alguna duda sobre qué puede hacer AgreeDo por ti o por tu empresa, pregúntanos, nuestras posibilidades son casi ilimitadas.