Hier finden Sie kostenlose Vorlagen für Besprechungsprotokolle. Auf diese Weise gelangen Sie im Handumdrehen zu strukturierten Protokollen von Besprechungen. Außerdem geben wir Ihnen hier Tipps, wie Sie ihre Besprechungen noch erfolgreicher gestalten können.
Office-Vorlagen (Excel und Word) für Ihre Besprechungen
Die nachstehende Tabelle stellt Ihnen Vorlagen kostenlos zum Download bereit. Die Word-Vorlagen liegen als „.dotx“, die Excel-Vorlagen als „.xlst“ Dateien vor. Es handelt sich also um Office 365-Vorlagen.
Der Vorteil des Vorlagenformats ist, dass Sie Ihre benutzerdefinierten Vorlagen in Microsoft Office (also in Microsoft Word oder Excel) hinterlegen können. Danach können Sie ein neues Protokoll anlegen, in dem Sie über „Datei“ → „Neu“ → „Persönlich“ die gewünschte Vorlage auswählen. Wie man benutzerdefinierte Vorlagen hinterlegt erklären wir Ihnen weiter.
Hier nun die aktuelle Liste der Vorlagen:
| Template Name | Beschreibung | Vorschau |
| Besprechungsprotokoll Vorlage für Excel 365 (Download) | Praktische Gruppierung von Besprechungspunkten, schlichtes Design. |  |
| Besprechungsprotokoll Vorlage für Word 365 (Download) | Einfache Wordvorlage inkl. Teilnehmerliste. Separate Listen für Protoll, Beschlüsse und Aufgaben |
 |
Wie hinterlege ich die Vorlagen in Office 365?
Laden Sie dazu die Vorlagen von dieser Website herunter und entpacken Sie die Zip-Datei in ein Verzeichnis, in dem Sie Ihre benutzerdefinierten Vorlagen ablegen möchten. Klicken Sie in Ihrem Office-Programm auf „Datei“ → „Optionen“ → „Speichern“ und fügen Sie dann ihr Vorlagen-Verzeichnis in das Feld „Standardspeicherort für persönliche Vorlagen“ ein. Von nun an stehen Ihnen die Vorlagen wie folgt zur Verfügung:
Weitere Details finden Sie auch auf der Microsoft Support Seite.
Nachteile von Word- und Excelvorlagen für Besprechungsprotokolle
Die Protokollierung von Besprechungen mit Hilfe von Word oder Excel ist ein guter erster Schritt, um Entscheidungen und Aufgaben verbindlich festzuhalten. Die Verwendung von Word- oder Excel birgt jedoch leider einige Nachteile:
- Änderungen an der Agenda müssen jeweils neu an alle Teilnehmer versendet werden.
- Aufgaben, die in Besprechungen verteilt werden, können schnell in Vergessenheit geraten. Hier würde man sich eine automatische Erinnerungsfunktion sowohl für den „Aufgaben-Anforderer“ als auch für den Aufgaben-Empfänger wünschen.
- Der gemeinsame Zugriff auf Dateien für interne und externe Besprechungsteilnehmer fällt oftmals schwer. Insbesondere Personen außerhalb des Unternehmens benötigen die Berechtigung (z. B. von Form eines VPN-Zugriffs), um auf Laufwerke zugreifen zu dürfen.
- Es ist mühsam, nach jedem Meeting allen das Protokoll zusenden zu müssen. Und wehe, man vergisst eine wichtige Person…
- Die Recherche in Protokollen kann schwierig werden. Im Datei-Explorer kann man zwar nach Dokumenten suchen. Das Durchsuchen der Dateiinhalte ist da schon schwieriger.
- Ebenso hat auch die Suche in SharePoint so ihre Tücken. Sie findet oftmals vieles, aber meist nicht das Richtige…
Web-Applikationen sind wesentlich besser geeignet als statischen Word- oder Excel-Dateien um eine unkomplizierte Zusammenarbeit zu organisieren. Im Internet finden sich viele solcher Anwendungen. Eine davon ist beispielsweise AgreeDo.
5 Tipps für erfolgreiche Meetings
Dieser Abschnitt erläutert die 5 wichtige Punkte, die Sie für erfolgreiche Besprechungen beherzigen sollten:
Punkt 1: Definition von Zielen zur Vorbereitung
Stellen Sie sich die Frage, welches Ziel das Meeting verfolgt. Was würde passieren, wenn die Besprechung nicht stattfinden würde? Wenn Sie hier gute Antworten finden, dann haben Sie bereits den ersten wichtigen Schritt zu einer zielorientierten Veranstaltung getan. Ein weiterer essenzieller Punkt ist, dass die Teilnehmer sich auf die Sitzung vorbereiten sollten. Sei es, weil Sie Themen aufbereiten, um sie in der Sitzung vorzustellen, oder einfach, weil sie Ideen oder Fragestellungen einbringen. Je mehr sich die Teilnehmer auf die Fragestellung der anstehenden Veranstaltung vorbereiten, umso effizienter läuft das Ganze ab.
Punkt 2: Die richtigen Teilnehmer
Prüfen Sie kritisch, wen Sie einladen müssen. Am Ende geht es um die Zielerreichung der Besprechung. Laden Sie daher nur Personen ein, die hierfür notwendig sind.
Punkt 3: Pünktlichkeit
Die Besprechung beginnt immer zum geplanten Zeitpunkt. Beginnen Sie also, auch wenn noch nicht alle Teilnehmer anwesend sind. Wenn Sie diese Regel ausnahmslos beherzigen, werden Sie künftig feststellen, dass Ihre Kollegen erstaunlich pünktlich sein werden. Auch für diese Faustregel gibt es natürlich Ausnahmen: Der Kunde oder der Chef ist König. Abgesehen davon können Sie durch Pünktlichkeit die Zeit optimieren, die Ihnen für die eigentliche Besprechung zur Verfügung steht.
Die Regel für den pünktlichen Beginn gilt im Übrigen nicht für das Ende. Die Besprechung ist zu Ende, wenn die selbst gesteckten Ziele erreicht sind oder dies in dieser Sitzung schlicht nicht mehr möglich sein wird (siehe unten). Es ist insbesondere nicht zu Ende, wenn die geplante Dauer verstrichen ist. Die Teilnehmer werden es Ihnen danken, wenn Sie nicht nur Ergebnisse mitnehmen können, sondern auch früher als geplant sich wieder an ihre Arbeit machen können.
Punkt 4: Besprechungsregeln
Sofern noch keine klaren Regeln vereinbart wurden, sollten Sie das spätestens jetzt nachholen. Bestimmen Sie einen Moderator und einen Protokollanten. Dies kann ggf. auch durch eine Person erfolgen. Achten Sie darauf, dass Argumente höchstens einmal vorgebracht werden und durchbrechen Sie so Diskussionen, die sich „im Kreis drehen“. Vereinbaren Sie, dass jeder sich kurz halten soll. Die Regeln müssen dem Teilnehmerkreis angemessen sein und durch diesen am Anfang der Besprechung auch akzeptiert werden.
Punkt 5: Nachbereitung
Nachdem die Besprechung vorüber ist, stellen Sie sich erneut folgende Fragen:
- Welche Ziele verfolgte die Besprechung?
- Haben wir diese erreicht?
Die selbst gesteckten Ziele werden erstaunlich oft nicht erreicht. Vielleicht hat man sich zu viel zugemutet. Oder man verfolgte die falschen Ziele. Eventuell hat es auch an der Moderation gelegen. Jetzt ist der Moment die Gründe zu erörtern und konsequent die Erkenntnisse daraus im nächsten Meeting anzuwenden.
Trotz allem keine erfolgreichen Besprechungen?
Viele werden jetzt sagen: „Alles schön, aber unsere Meetings verlaufen trotzdem ineffizient“.
Hier finden Sie viele weitere Tipps für effiziente Besprechungen. Nutzen Sie unsere kostenlosen Vorlagen für Besprechungsprotokolle und probieren Sie diese bei Ihrer nächsten Besprechung einmal aus. Oder probieren Sie es mal mit AgreeDo. Der Basisversion ist dauerhaft kostenlos. Melden Sie sich gleich an!
Im Blogpost „Tipps für erfolgreiche Meetings“ finden Sie viele weitere Tipps & Tricks wie Sie die Qualität Ihrer Besprechungen steigern können. In unserem Blogartikel für Moderatoren finden Sie darüber hinaus Tipps für perfekte Meetings („Perfekte Meetings: Tipps für Moderatoren„).