Meetings effizient dokumentieren – mit unseren kostenlosen Besprechungsprotokoll-Vorlagen sparen Sie Zeit und stellen sicher, dass alle wichtigen Informationen festgehalten werden. Wäjlen aus verschiedenen Word & Excel-Templates für professionelle Protokolle in Unternehmen, Vereinen oder Teams.
Kostenlose Excel-Vorlage für Besprechungsprotokolle
Übersicht
Wozu braucht eine Vorlage für Besprechungsprotokolle?
Vorlagen helfen Ihnen Besprechungsinhalte gut zu strukturieren und nichts Wesentliches zu vergessen (z.B. wer war nicht anwesend). Die Nutzung des Office-Template-Formats birgt jedoch weitere Vorteile für Sie: Mit nur einem Doppelklick öffnen Sie das gewünschte Office-Dokument (Excel oder Word) und können direkt mit dem Ausfüllen beginnen.
Die Vorteile unserer Office-Vorlagen:
- Einfache Integration: Sie können die Vorlagen direkt in den Menüpunkt „Neu“ in Word und/oder Excel einfügen.
- Original bleibt erhalten: Die Vorlage selbst wird nicht verändert, sodass Sie sie nicht versehentlich mit Protokolldaten überschreiben können.
Wie Sie die Vorlagen in Office 365 integrieren, erklären wir Ihnen weiter unten im Abschnitt „Wie hinterlege ich die Vorlagen in Office 365?“. Zusätzlich finden Sie am Ende dieses Artikels wertvolle Tipps, wie Sie Ihre Besprechungen noch erfolgreicher gestalten können.
Kostenlose Office-Vorlagen (Excel und Word) für Ihre Besprechungen
In der folgenden Tabelle finden Sie eine Auswahl an kostenlosen Protokollvorlagen zum Download. Die Word-Vorlagen sind im „.dotx“-Format und die Excel-Vorlagen im „.xltx“-Format verfügbar. Es handelt sich also um Office 365-Vorlagen.
Der Vorteil dieses Vorlagenformats liegt darin, dass Sie Ihre benutzerdefinierten Vorlagen direkt in Microsoft Office (Word oder Excel) hinterlegen können. Anschließend erstellen Sie ein neues Protokoll, indem Sie über „Datei“ → „Neu“ → „Persönlich“ die gewünschte Vorlage auswählen. Eine detaillierte Anleitung zur Hinterlegung benutzerdefinierter Vorlagen finden Sie weiter unten.
Kostenlose Vorlagen für Besprechungsprotokolle im Excel- und Word-Format
| Template Name | Beschreibung | Vorschau |
| Besprechungsprotokoll (formell) Vorlage für Excel 365 [Download Zip – enthält *.xltx Excel-Vorlage] | Praktische Gruppierung von Besprechungspunkten, schlichtes Design. |  |
| Kurze Vorlage für Excel 365 inkl. Feld für Unterschrift des Moderators [Donnload Zip – enthält *.xltx Exce-Vorlage] | Kurze, praktische Fassung für Protokolle mit Gruppierung von Besprechungspunkten. |  |
| Besprechungsprotokoll Vorlage für Word 365 [Download Zip – enthält *.dotx Word-Vorlage] | Einfache Word-Vorlage inkl. Teilnehmerliste und separaten Listen für Protokoll, Beschlüsse und Aufgaben. |  |
Wie hinterlege ich die Vorlagen in Office 365?
Laden Sie die gewünschten Vorlagen von unserer Website herunter und entpacken Sie die Zip-Datei in ein Verzeichnis Ihrer Wahl. Um den Standardspeicherort für persönliche Vorlagen festzulegen, gehen Sie in Ihrem Office-Programm (Word oder Excel) auf „Datei“ → „Optionen“ → „Speichern“ und fügen Sie das entsprechende Verzeichnis, in dem sie Ihre Vorlagen ablegen in das Feld „Standardspeicherort für persönliche Vorlagen“ ein. Danach stehen Ihnen die Vorlagen wie folgt zur Verfügung:
Weitere Details finden Sie auch auf der Microsoft Support Seite.
Kann ich die Vorlagen individuell anpassen?
Klar geht das! Hierzu ist wichtig dass Sie beim Speichern auf 2 Dinge achten:
- Speichern Sie ihre Excel-Vorlage unbedingt im *.xltx bzw. Ihre Word-Vorlage im *.dotx Format
- Wählen Sie als Speicherort das Verzeichnis, das Sie oben angebenen haben. Andernfalls wird ihre neue Vorlage nicht angezeigt wenn Sie auf „Neu“ klicken.
Die Nachteile von Word- und Excel-Vorlagen für Besprechungsprotokolle
Die Protokollierung von Besprechungen mit Word oder Excel ist ein guter erster Schritt, um Entscheidungen und Aufgaben verbindlich festzuhalten. Allerdings birgt die Verwendung dieser Programme einige Nachteile:
- Kommunikationsaufwand: Änderungen an der Agenda müssen immer wieder an alle Teilnehmer manuell versendet werden.
- Aufgabenmanagement: Aufgaben, die in Besprechungen verteilt werden, geraten leicht in Vergessenheit. Eine automatische Erinnerungsfunktion für Aufgaben-Anforderer und -Empfänger wäre wünschenswert.
- Zugriffsbeschränkungen: Der gemeinsame Zugriff auf Dateien, die zu Protokollen gehören (also Attachments), gestaltet sich oft schwierig, insbesondere für externe Teilnehmer, die möglicherweise VPN-Zugänge benötigen.
- Verteilerlisten: Es ist mühsam, nach jedem Meeting das Protokoll an alle Teilnehmer zu versenden, und es besteht die Gefahr, wichtige Personen zu vergessen.
- Suchfunktion: Die Recherche in Protokollen kann umständlich sein. Die Suche im Datei-Explorer berücksichtigt nur den Dateinamen, nicht jedoch den Inhalt der Dateien. Die Suche in Systemen wie Microsoft SharePoint liefert oft zu viele irrelevante Ergebnisse.
Auf Meeting-Inhalte spezialisierte Web-Applikationen sind oft besser geeignet, um eine unkomplizierte Zusammenarbeit zu organisieren. Es gibt zahlreiche solcher Anwendungen im Internet, darunter beispielsweise AgreeDo. Eine Liste weiterer Alternativen finden Sie hier (leider nur auf Englisch).
5 Tipps für erfolgreiche Meetings
Hier sind 5 wichtige Punkte, die Sie für erfolgreiche Besprechungen beachten sollten:
- Ziele definieren
- Teilnehmerzahl reduzieren
- Pünktlichkeit
- Klare Regeln
- Nachbereitung ist Trumpf.
Dies wollen wir uns nachstehend nochmals genauer ansehen:
Punkt 1: Definieren Sie klare Ziele
Welches Ziel verfolgen Sie mit dem Meeting? Was würde passieren, wenn die Besprechung nicht stattfinden würde? Wenn Sie diese Fragen beantworten können, sind Sie bereits auf dem richtigen Weg. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Vorbereitung der Teilnehmer. Ob es darum geht, Themen aufzubereiten oder Ideen und Fragen einzubringen – je besser die Vorbereitung, desto effizienter die Besprechung.
Punkt 2: Die richtigen Teilnehmer
Überprüfen Sie kritisch, wen Sie wirklich einladen müssen. Konzentrieren Sie sich auf die Zielerreichung des Meetings und laden Sie nur die Personen ein, die dafür notwendig sind.
Punkt 3: Pünktlichkeit
Beginnen Sie die Besprechung immer pünktlich, auch wenn nicht alle Teilnehmer anwesend sind. Wenn Sie diese Regel konsequent befolgen, werden Ihre Kollegen bald pünktlicher sein. Natürlich gibt es Ausnahmen, wie z.B. der Kunde oder der Chef. Pünktlichkeit hilft Ihnen, die Zeit für die eigentliche Besprechung zu optimieren.
Die Regel für den pünktlichen Beginn gilt jedoch nicht für das Ende. Die Besprechung endet, wenn die Ziele erreicht sind oder dies in der Sitzung nicht mehr möglich ist. Es ist nicht entscheidend, ob die geplante Dauer überschritten wurde. Die Teilnehmer werden es Ihnen danken, wenn sie nicht nur Ergebnisse mitnehmen, sondern auch früher als geplant an ihre Arbeit zurückkehren können.
Punkt 4: Besprechungsregeln
Wenn noch keine klaren Regeln vereinbart wurden, holen Sie dies jetzt nach. Bestimmen Sie einen Moderator und einen Protokollanten (ggf. in einer Person). Achten Sie darauf, dass Argumente höchstens einmal vorgebracht werden, um Diskussionen zu vermeiden, die sich im Kreis drehen. Vereinbaren Sie, dass sich jeder kurzfassen soll. Die Regeln sollten dem Teilnehmerkreis angemessen sein und von diesem zu Beginn der Besprechung akzeptiert werden.
Punkt 5: Nachbereitung
Nach der Besprechung sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
- Welche Ziele wurden mit der Besprechung verfolgt?
- Wurden diese Ziele erreicht?
Oft werden die gesteckten Ziele nicht erreicht. Vielleicht waren sie zu hoch gesteckt, oder es wurden die falschen Ziele verfolgt. Möglicherweise lag es auch an der Moderation. Analysieren Sie die Gründe und wenden Sie die Erkenntnisse im nächsten Meeting an.
Trotz allem keine erfolgreichen Besprechungen?
Viele werden jetzt sagen: „Alles schön und gut, aber unsere Meetings sind trotzdem ineffizient“.
Hier finden Sie viele weitere Tipps für effiziente Besprechungen. Nutzen Sie unsere kostenlosen Vorlagen für Besprechungsprotokolle und testen Sie sie bei Ihrer nächsten Besprechung. Oder probieren Sie AgreeDo aus. Die Basisversion ist dauerhaft kostenlos. Melden Sie sich gleich an!
Weitere Tipps und Tricks zur Steigerung der Qualität Ihrer Besprechungen finden Sie im Blogpost „Tipps für erfolgreiche Meetings„. In unserem Blogartikel für Moderatoren finden Sie darüber hinaus Tipps für perfekte Meetings („Perfekte Meetings: Tipps für Moderatoren„).