Diese 3 Tipps für bessere Meetings helfen Ihnen als Moderator Meetings kurzweiliger und für alle deutlich effizienter zu gestalten. Die Teilnehmer werden es Ihnen danken!

Gleich vorne weg: Die Qualität des Moderators beeinflusst entscheidend die Qualität des Meetings, gleichwohl er nicht alle Probleme von Meetings lösen kann. Die 3 wichtigen Schritte sind:

1. Behalten Sie die Ziele des Meetings stets im Blick
2. Wesentliche Aufgaben des Moderators: vor, während und nach dem Meeting
3. Der Höhepunkt: Das Finale nutzen

Tipp 1: Die Ziele im Blick

Für eine effiziente Besprechung ist die Zielorientierung und damit die Reduktion auf das Wesentliche der wichtigste Punkt. Der Moderator sollte daher permanent die laufende Diskussion beobachten und notfalls wieder auf einen zielgerichteten Weg zurückführen. Ferner sollte er „Endlosdiskussionen“ kurzerhand abbrechen: dies natürlich stets mit der gebotenen Höflich- und Freundlichkeit.

Die Teilnehmer eines Meetings sind so mit sich und der „Auseinandersetzung“ befasst, dass sie das Ziel dabei leicht aus den Augen verlieren können. Daher sollte der Moderator selbst auch nie mitdiskutieren, sondern lediglich als neutrale Instanz die Diskussion anleiten und befördern.

Typische Leitfragen des Moderators sind u.a.:

• Sind die Meinungen der laufenden Diskussion neu oder stellen sie lediglich Wiederholungen bereits getätigter Aussagen (ggf. von anderen Personen dar)?
• Wie wichtig sind die Inhalte? Stellen Sie einen echten Mehrwert dar oder verläuft man sich gerade in weniger wichtige Details?
• Geht es gerade um die Sache oder um Personen?
• Ist absehbar, dass die aktuell laufende Diskussion zu einem Ergebnis führt?
• Inwiefern „zahlt“ die Diskussion auf das/die gesetzten Ziele ein?

Diese und ähnliche Fragestellungen helfen Ihnen als Moderator, frühzeitig abdriftende Diskussionen zu stoppen und die Gruppe wieder auf das Ziel auszurichten.

Die Ziele des Meetings sollten sich in der Agenda wiederfinden. Die Agenda sollte in jedem Fall mit ausreichend Vorlauf an die Teilnehmer verteilt werden, so dass diese wenigstens die Chance haben sich vorzubereiten. D.h. ein wichtiger Bestandteil für erfolgreiche Meetings ist die Vorbereitung wie wir im nächsten Kapitel sehen werden.

Tipp 2: Wesentliche Aufgaben des Moderators 

Rechtzeitige Vorbereitung

Der Moderator sollte vor allem vor einem Meeting dafür sorgen, dass alle Beteiligten sich inhaltlich auf das Meeting vorbereiten. Am besten indem die Teilnehmer Aufgaben erhalten, die vor Beginn des Meetings abzuarbeiten sind. Ggf. sollten die Teilnehmer ihre Ergebnisse im Meeting präsentieren. Darauf aufbauend kann dann die Diskussion erfolgen. Selbstverständlich sind die Aufgaben an den Zielen des Meetings auszurichten. Der eigentliche Beginn des Meetings ist also nicht der Termin des Meetings, sondern sondern schon einige Tage vorher. Der Moderator kann die Teilnehmer also durch den Versand 

• der Agenda (ein Muß!)
• von Fragestellungen
• von zielgerichteten Aufgaben

auf das anstehende Meeting einstimmen und zu einer gewissen Vorbereitung animieren. Mit einer der häufigsten Fehler bei Meetings liegt also nicht im Meeting selbst, sondern bei der fehlenden Vorbereitung. Unvorbereitete Teilnehmer fühlen sich dann oft nicht „abgeholt“ oder denken dass das alles nicht zielführend wäre.

Sicher es gibt auch Meetings, die bewusst nicht vorbereitet werden. Diese „brainstorming“ Meetings leben von der Sponanität. Für alle anderen Besprechungstypen gilt: Vorbereitung ist wichtig und sollte keinesfalls unterschätzt werden. Je besser die Teilnehmer vorbereitet erscheinen umso schneller kommt man zu Ergebnissen. So lassen sich Meetings teilweise um die Hälfte kürzen!

Transparente Struktur

Der Moderator kann einem Meeting eine Struktur geben, die nicht nur durch die Agenda selbst vorgegeben wird, sondern die sich an nachstehender Gesamtstruktur ausrichten lässt:

Zunächst stimmt der Moderator im Rahmen der Einleitung aktiv auf das Thema ein. Sofern notwendig, definiert er die Regeln. Außerdem kann es angebracht sein, wenn er auch die Historie kurz beschreibt. Dann nennt er die Ziele der Besprechung ggf. unter Nennung des Zeitplans. Nun folgt der Hauptteil.

Steuernd eingreifen

Der nun folgende Hauptteil wird durch die Agenda selbst bestimmt. Jetzt geht es vor allem um die Fokussierung auf die Ziele des Meetings. Im Blogpost „In 3 Schritten zu erfolgreichen Besprechungen“ finden Sie zum Thema Ziele wertvolle Hinweise. Neben der Zielfokussierung geht es auch um ein effektives Zeitmanagement. Sorgen Sie dafür, dass die Gruppe stets weiß, wie viel Zeit noch verblieben ist.

Beispielsweise könnten Sie den Gesprächsteilnehmern anzeigen, wenn für den Diskussionspunkt die Hälfte der geplanten Diskussionszeit bereits verstrichen ist. 5 Minuten vor dem Ende für den aktuellen Punkt weisen Sie nochmals auf das Zeitkontingent hin. Schließlich beenden Sie die Diskussion mit den Worten „Die Zeit ist leider um. Wie wollen wir nun weiter verfahren?“

Tipp 3: Das Finale: Wie schließt der professionelle Moderator eine Besprechung ab?

Am Ende der Präsentation fasst der Moderator die wesentlichen Ergebnisse nochmals bündig zusammen. Ihr Augenmerk sollte auf den wichtigen Beschlüssen, Erkenntnissen und vor allem auf den vereinbarten Aufgaben liegen.

Nennen Sie den …

• Inhalt der Anforderung,
• Namen des Verantwortlichen sowie
• Vereinbarten Termin.

Nutzen Sie diesen Moment auch für einen kurzen Qualitätscheck (siehe Blogpost „In 3 Schritten zu erfolgreichen Besprechungen„). Lassen Sie die Qualität und Ihre Moderation durch die Teilnehmer bewerten. Je nach Besprechung und Gruppe können folgende Fragen hilfreich sein:

• War die Zeitplanung angemessen?
• Konnten die angestrebten inhaltlichen Ziele erreicht werden, und wenn nein warum nicht?
• Welche Verbesserungsvorschläge an die Besprechung hat die Gruppe für die nächste Besprechung?

Zuletzt werden die nächsten Schritte vereinbart. Wenn ein Folgetermin notwendig sein sollte, wäre jetzt eine gute Gelegenheit diese terminlich zu vereinbaren. Bei all den Tipps für Moderatoren bleibt natürlich die Erkenntnis: Bleiben Sie ein Teamplayer! So werden Sie von einem Moderator zu einem guten … besseren … dem beliebtesten Moderator in Ihrem Unternehmen!